Me llamó una huésped desde la puerta del apartamento. Había llegado, había metido el código, y dentro había una familia deshaciendo maletas. Los dos tenían reserva. Los dos habían pagado. Uno por Airbnb, el otro por Booking.
Yo tenía iCal configurado en los dos sitios. Lo había comprobado. Y aun así.
Si gestionas alojamientos en más de una plataforma, esto te ha pasado o te va a pasar. No es cuestión de descuido. Es cuestión de cómo funciona la sincronización, y casi nadie lo explica bien.
Cómo funciona iCal de verdad
iCal no es una conexión. Es un archivo. Tu calendario de Airbnb genera un archivo con las fechas ocupadas, y Booking va a leerlo cada cierto tiempo. Y viceversa.
La palabra importante es cada cierto tiempo. Airbnb actualiza los calendarios importados aproximadamente cada dos o tres horas. Booking lo hace en su propio ritmo, que suele estar entre una y cuatro horas. Ninguna de las dos te dice exactamente cuándo.
Así que si entra una reserva en Airbnb a las 10:00, Booking puede no enterarse hasta las 13:00. Durante esas tres horas, esas fechas están libres en Booking. Si alguien reserva a las 11:30, tienes dos reservas para la misma noche y ninguna de las dos plataformas ha hecho nada mal.
Eso es lo que me pasó. Reserva de Airbnb a las 9:40 de un sábado. Reserva de Booking a las 11:15. Cuando iCal sincronizó, ya era tarde.
Por qué empeora con cada alojamiento
Con un alojamiento en dos plataformas tienes un hueco de exposición. Con cinco alojamientos en tres plataformas, tienes quince. Cada combinación es una ventana de varias horas, varias veces al día, todos los días.
No es que sea probable que pase. Es que, con suficientes alojamientos y suficiente tiempo, es seguro que pasa. La pregunta es cuándo.
Y agosto es cuando. Más reservas, más rotación, ventanas de tiempo más peligrosas.
Lo que significa sincronización de verdad
Hay una alternativa a iCal: la conexión por API a través de un channel manager.
En vez de un archivo que se lee cada pocas horas, es una conexión directa. Entra una reserva en Airbnb, el channel manager se entera en segundos y bloquea las fechas en Booking y en VRBO en el mismo momento. La ventana de exposición pasa de horas a segundos.
Airbnb, Booking y VRBO ofrecen esta conexión, pero no a cualquiera. Tienes que pasar por un channel manager homologado. Los buenos PMS lo traen integrado; los que no lo traen, siguen usando iCal por debajo aunque no te lo digan.
Si tienes tres alojamientos o menos, iCal con las precauciones de abajo probablemente te vale. A partir de cuatro, la conexión por API deja de ser un lujo.
Seis cosas que revisar esta noche
Da igual qué sistema uses, esto reduce el riesgo:
- iCal en todas las combinaciones. Airbnb importa Booking. Booking importa Airbnb. VRBO importa a los dos. Los dos importan VRBO. Es fácil olvidar una dirección.
- Tiempo de preparación mínimo. Configura al menos un día entre reservas en cada plataforma. No evita la doble reserva, pero te da margen para arreglarla antes de que alguien llegue.
- Reserva instantánea con cabeza. Si tienes reserva instantánea activada en dos plataformas, el riesgo se multiplica. Considera desactivarla en la secundaria o exigir aprobación manual en fechas de alta ocupación.
- Channel manager si tienes más de tres. Ya lo he dicho. Lo repito porque es la única de estas seis que resuelve el problema en vez de reducirlo.
- Un vistazo diario. Un calendario unificado donde ves todas las plataformas a la vez. Treinta segundos por la mañana. Si algo no cuadra, lo ves antes de que llegue el huésped.
- Una persona responsable. Si sois varios gestionando, alguien tiene que ser el dueño del calendario. "Pensaba que lo mirabas tú" es cómo empiezan las dobles reservas.
Qué hice después
Aquella doble reserva me costó una noche de hotel para la segunda familia, una reseña de dos estrellas y una tarde entera al teléfono. Al día siguiente conecté los cuatro alojamientos por API.
No he tenido otra desde entonces. No porque tenga más cuidado — tengo el mismo — sino porque la ventana ya no existe.